O capital intelectual das organizações
É assim que gosto de tratar o conhecimento organizacional, como sendo o capital intelectual das organizações; tão importante quanto o capital econômico e o capital financeiro.
Por certo que as organizações dão especial atenção aos aspectos financeiros e econômicos do negócio.
Gostaria, no entanto, de tratar aqui do conhecimento organizacional e das suas interações com os requisitos da norma ISO 9001:2015 que tratam de responsabilidades e autoridades, competência e conscientização, e de planejamento de mudanças.
Gerindo o conhecimento organizacional com a norma ISO 9001:2015
Existem requisitos nas normas de gestão que são inter-relacionados, alguns são mesmo quase que complementares a outros; mas nem sempre isso é tão fácil de ser percebido.
A dificuldade surge até pelo modo como as normas são redigidas – em cláusulas; o que, por vezes, coloca requisitos complementares distantes uns dos ouros, quando se considera apenas o lugar em que são apresentados no texto da norma.
Esse é o caso dos requisitos:
· 5.3 - Papéis, responsabilidades e autoridades organizacionais
· 6.3 - Planejamento de mudanças
· 7.1.6 - Conhecimento organizacional
· 7.2 - Competência
· 7.3 - Conscientização
Podem em princípio não parecer, mas formam um conjunto, uma sequência lógica.
Vejamos:
Responsabilidade e autoridade
Nem sempre é tão fácil de perceber a princípio, mas a gestão do conhecimento organizacional começa com a definição de responsabilidades e autoridades.
Entendendo-se:
Responsabilidade como sendo o se espera que uma função faça dentro do sistema de gestão – suas atividades.
Autoridade como sendo o que se espera que essa função decida dentro do sistema de gestão – seu poder de decisão – sua autonomia funcional.
É sobre isso que se está tratando no requisito 5.3 da norma ISO 9001:2015.
Note-se que o requisito traz ainda que as responsabilidades e autoridades devem ser atribuídas, comunicadas e entendidas; mas disso trataremos logo à frente.
Competência
Uma vez que responsabilidades e autoridades estejam definidas, o passo seguinte é identificar as necessidades de competência para cada função; ou seja, o que é necessário saber para realizar a função ou tomar a decisão.
Competência é entendida como sendo a capacidade de aplicar conhecimentos e habilidades para se alcançar um resultado esperado.
Essa competência pode ser obtida de várias maneiras; a mais comum nas organizações é o treinamento; nas suas diversas formas: interno ou externo; estruturado ou não estruturado.
Conhecimento organizacional
Mas por óbvio, para que um treinamento seja ministrado, é necessário que o conteúdo seja pré-existente. E a esse conteúdo disponível para treinar as pessoas da organização é o que se dá o nome de conhecimento organizacional.
O conhecimento organizacional normalmente está documentado em programas, diretrizes, normas, desenhos e formulações, instruções e procedimentos com os quais as organizações operam; mas também pode ser obtido externamente à organização, por meio de consultorias, por exemplo.
E aqui um assunto para discutirmos em outro momento: o conhecimento organizacional, às vezes, está na cabeça das pessoas que executam as tarefas, foi desenvolvido por experiência e reflexão (pessoas pensam, e pensam sobre o que fazem diariamente; e encontram novas maneiras de fazer o que fazem, algumas muito interessantes) – é o que chamamos de conhecimento tácito - mas esse conhecimento não está disponível em procedimentos documentados – que é chamado de conhecimento explícito.
Sigamos.
Pessoal qualificado para realizar uma tarefa ou para tomar uma decisão é uma condição necessária para que a tarefa seja realizada ou a decisão seja tomada, ambas de modo satisfatório. Mas não é uma condição suficiente; por si só não basta.
Conscientização
É ainda importante – e tão importante quanto – que essas pessoas tenham consciência de que é delas que se espera que algo seja feito, é delas que se espera que uma decisão seja tomada.
E um bom nome para isso é conscientização.
Planejamento de mudanças
E aqui voltamos novamente para a questão do conhecimento organizacional.
O conhecimento organizacional precisa receber constante atualização.
Porque atividades mudam com o tempo – tornam-se mais complexas ou exigem o uso de novas ferramentas – surgindo novas responsabilidades e novas necessidades de competência. O mesmo para as tomadas de decisão e as autoridades correspondentes.
Surgem novos objetivos na organização e novas responsabilidades e novas necessidades de competência e de conscientização sobre esses objetivos.
Portanto, identificar os momentos de mudanças no sistema de gestão e as alterações nas responsabilidades e autoridades que essas mudanças trazem faz com que o processo de aprimoramento do conhecimento organizacional se torne dinâmico e direcionado à melhoria contínua das competências.
Para saber mais
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